Signature électronique
Le client avait besoin de sécuriser le cycle de vie de ses contrats avec ses clients et partenaires, sous-traitants.
Contexte
La gestion des contrats et leur suivi sont réalisés directement par les chargés d’affaires. La partie contractuelle impose des clauses souvent contraignantes pour les sous-traitants qui, selon les régions ne sont pas nombreux. Certaines clauses peuvent être retirées, certain contrats ne sont pas signés afin de « gagner du temps ».
Il y a un risque fort pour l’entreprise qui lorsque des irrégularités sont constatées par le client final. Plusieurs centaines de milliers d’euros sont donc dépensés par l’industriel qui ne peut renvoyer le sous-traitant à sa responsabilité faute de contrat en bonne et due forme.
La transformation des usages de l’entreprise devient critique en raison des sommes engagées dans les contentieux.
Enjeux
La structuration par le numérique pour :
- Structurer la démarche contractuelle par le processus CLM,
- Apporter des outils répondant aux nouveaux besoins des métiers,
- Rendre les chargés d’affaires autonomes en les dotant d’outils consultables sur tout support et dont les étapes ne peuvent être outre-passées.
- Intégrer ces outils au sein du SI pour les rendre communicants via API.
Objectifs
Mettre en œuvre un changement qui passe par la documentation des processus et la transformation numérique des usages intégrant les savoirs faire des utilisateurs :
- Impliquer les métiers (affaires, achats et juridique) pour documenter les règles et processus spécifiques à chaque métier
- Co-construction d’un outil avec les métiers
- Définition les besoins en connexion pour récupérer ou envoyer de la donnée (ERP, CRM, …)
Résultats
- Ateliers de co-construction entre les différents métier pour définir le meilleur processus de contractualisation. Des concessions sont faites dans chaque service pour faciliter le travail des différents acteurs.
- Utilisation volontaire de l’outil numérique avec qui il n’est pas possible de négocier de par les contraintes UI « pas de signature pas de contrat ».
- Un cycle de vie complet de gestion des contrats avec relances sur les pièces manquantes, rappels pour les signatures, historisation des contrats, partie négociable avec validations transversale.
