Réduire ses coûts de licences SaaS : méthode et outils
Méthode concrète pour identifier les licences SaaS inutilisées, rationaliser les abonnements et renégocier les contrats.
Dans une PME de 50 à 200 salariés, le cumul des abonnements SaaS (logiciel en tant que service) représente souvent entre 1 000 et 3 000 euros par collaborateur et par an. Et dans la majorité des cas, 20 à 30 % de ces licences sont sous-utilisées ou inutilisées.
Étape 1 : dresser l’inventaire complet
Commencer par lister toutes les applications SaaS en service. Les sources à croiser :
- Les relevés bancaires et factures fournisseurs
- Les comptes administrateurs des plateformes (Google Workspace, Microsoft 365, etc.)
- Les déclarations des responsables de service
- Les outils de SSO (authentification unique) ou d’annuaire (Azure AD, Okta) qui tracent les connexions
L’objectif est un tableur unique avec : nom de l’outil, éditeur, nombre de licences, coût unitaire, coût total annuel, et responsable interne.
Étape 2 : mesurer l’usage réel
Pour chaque outil, déterminer :
- Le taux d’adoption : combien d’utilisateurs se connectent réellement ?
- La fréquence d’usage : quotidien, hebdomadaire, ou une fois par trimestre ?
- Les doublons fonctionnels : deux outils qui font la même chose (ex. Trello et Asana, Dropbox et OneDrive)
La plupart des consoles d’administration SaaS fournissent des rapports d’activité. Les exploiter avant toute décision.
Étape 3 : rationaliser et renégocier
Une fois l’état des lieux fait, trois leviers :
- Supprimer les licences orphelines : comptes d’anciens salariés, licences d’essai jamais résiliées, abonnements oubliés.
- Consolider les outils redondants : choisir un outil par fonction et migrer les usages. Moins d’outils, c’est aussi moins de formation et moins de support.
- Renégocier les contrats : passer d’un paiement mensuel à annuel (souvent -15 à -20 %), ajuster le nombre de licences à la baisse, négocier les paliers tarifaires.
Les outils utiles
- Tableur partagé : pour le suivi initial, un Google Sheet ou Excel en ligne suffit.
- Solutions spécialisées : des plateformes comme Beamy, Zluri ou Torii automatisent la détection des SaaS et le suivi des usages.
- Revue trimestrielle : inscrire un point de contrôle régulier au calendrier. Sans suivi, les licences fantômes reviennent en quelques mois.
Le gain attendu
Sur un parc SaaS non audité, la réduction moyenne constatée se situe entre 15 et 30 % du budget licences, sans impact sur la productivité. C’est souvent le premier “quick win” d’une mission de pilotage IT.