Contexte
Un groupe industriel majeur fait face à des risques financiers et juridiques croissants liés à une gestion non-standardisée de ses contrats de sous-traitance. Les chargés d’affaires, privilégiant la rapidité d’exécution, contournent parfois les processus contractuels, exposant l’entreprise à des risques contentieux majeurs.
Problématiques identifiées
Risques juridiques : Contrats non signés ou modifiés sans contrôle
Pertes financières : Contentieux coûteux avec les sous-traitants
Processus non-standardisé : Pratiques variables selon les régions
Manque de traçabilité : Suivi difficile des modifications contractuelles
Enjeux de la transformation
Le projet s’articule autour de trois axes stratégiques :
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Sécurisation juridique
- Standardisation des processus contractuels
- Validation systématique des clauses
- Historisation des modifications
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Efficacité opérationnelle
- Digitalisation du cycle contractuel
- Automatisation des validations
- Accès multi-support aux documents
-
Conformité et contrôle
- Respect des procédures obligatoires
- Traçabilité des actions
- Reporting centralisé
Approche méthodologique
Notre démarche s’est structurée autour de plusieurs axes d’expertise :
1. Analyse et conception
Audit des processus
- Cartographie des pratiques existantes
- Identification des risques
- Analyse des besoins métiers
Design de solution
- Architecture CLM adaptée
- Workflows personnalisés
- Interfaces intuitives
2. Implémentation
Digitalisation des processus
- Automatisation des validations
- Système de relance intelligent
- Archivage numérique sécurisé
Intégration système
- Connexion avec l’ERP
- APIs documentées
- Synchronisation des données
3. Accompagnement au changement
Formation utilisateurs
- Sessions par profil métier
- Documentation détaillée
- Support dédié
Résultats obtenus
1. Sécurisation des processus
- Validation systématique des contrats
- Traçabilité complète des modifications
- Réduction des risques juridiques
2. Optimisation opérationnelle
Cycle contractuel maîtrisé
- Relances automatiques
- Suivi des signatures
- Gestion des versions
Efficacité accrue
- Réduction des délais de traitement
- Amélioration de la conformité
- Centralisation des documents
3. Innovation métier
- Interface intuitive multi-support
- Workflows adaptés aux besoins
- Collaboration inter-services facilitée
Impact business
La solution CLM a permis :
- Une réduction significative des risques juridiques
- Une diminution des contentieux coûteux
- Une amélioration de la relation avec les sous-traitants
- Une standardisation des pratiques à l’échelle du groupe
Cette transformation illustre comment la digitalisation des processus contractuels peut sécuriser les opérations d’un groupe industriel tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.